Google WorkspaceやGoogle Workspace for Educationに加入しているアカウントで作成したGoogleスプレッドシートには、このスプシを誰が閲覧したか、その履歴を確認する機能が備わっています。
共有した人がちゃんとみてくれているのかを確認することができるので、知っておいて損はない機能になります。
ただし、無料のGoogleアカウントで作成したGoogleスプレッドシートには、この機能が備わってませんのでご注意ください。
この記事では、閲覧履歴の表示・確認方法、削除する方法はあるのか、残さない方法はあるのかなどなど、気になる情報をまとめていきたいと思います。
それでは、説明していきたいと思います！最後まで、ごらんくださいませー！
こんにちは。当ブログの管理人の『くろん』です。
３０代サラリーマン、新規事業推進室に所属。ブラック企業勤め時代に身に着けた業務効率化ノウハウをアウトプットしていきます。
読んでくれた方の業務が一秒でも早く終わりますように！と願いながら記事書いていきます！
Googleスプレッドシートの閲覧履歴の基本説明
Googleスプレッドシートの閲覧履歴の表示の仕方や、削除ができるのか、残さない方法はあるのかを解説していいきます。
閲覧履歴を表示して確認する方法
上部メニュー→『ツール』→『アクティビティ ダッシュボード』で確認することができます。
ツールメニューの一番下にあるやつです！
Workspace のユーザーのみドキュメントを閲覧したユーザーを確認できます（管理者権限が許可されている場合）。以下でユーザーに対する閲覧履歴の表示設定を管理できます。
Googleスプレッドシート
注意点として、このアクティビティダッシュボードを閲覧することができるのは、そのスプレッドシートの作成者もしくは、管理者権限を許可されている場合に限ります。
もし、権限を与えられている場合であれば、下の画面が表示されるはずです。
【最終閲覧日】を確認することで、共有した相手が最後にいつそのファイルを開いたのかを確かめることが出来ます。
ちなみにですが、他の人に、閲覧者・編集者の権限を付与していない場合には、こうなります。
上部メニュー→『ツール』内に『アクティビティ ダッシュボード』が表示されていない場合は、２つの理由が考えられます。
１つ目の理由は、Google WorkspaceやGoogle Workspace for Educationに加入しているアカウントが作成したGoogleスプレッドシートではないケース。無料のアカウントですと、この機能は使うことができません。
２つ目の理由は、Chromeで閲覧しているときに、『シークレット』モードのブラウザで閲覧しているケース。この場合も、表示されません。
閲覧履歴を削除する方法はあるの？
閲覧履歴を削除する方法は、『アクティビティ ダッシュボード』内のメニューの『プライバシー設定』から設定することができます。
『アカウント設定』では、設定しようとしているアカウント全体的な設定で、これをオフにすると、そのアカウント全体で閲覧履歴が削除されます。（ちなみに、厳密に言えば削除ではなくて、非表示が近いです。）
『アクティビティ ダッシュボード』内のメニューの『閲覧者のトレンド』で、誰とまではわからないながらも、このファイルが何人にの閲覧・編集権限共有者に、日別で見られているかを表示する機能があるのですが、この『プライバシー設定』でオフにした場合、過去にさかのぼってその日別の人数からは削除されるものの、もう一回オンにすると、過去に遡り、日別の人数に加算されるようになるからです。
『ドキュメント設定』は、このスプレッドシートだけに対して、閲覧履歴を削除する設定になります。
閲覧履歴を表示しない設定にした人は、オーナー側の『アクティビティ ダッシュボード』→『閲覧者』メニューで、最終閲覧日がこのように『—』表記になります。
つまり、オーナー側に閲覧履歴を表示しない設定にしたことがバレるってことですね。
閲覧履歴に残さない方法はあるの？
削除する方法とかぶってしまうのですが、同じように『アクティビティ ダッシュボード』内のメニューの『アカウント設定』で、閲覧履歴の表示をオフにすることで、閲覧履歴に残らないようになります。
Googleスプレッドシートの閲覧履歴の活用方法
Googleスプレッドシートの閲覧履歴を用いた、資料共有における活用方法をいくつか紹介していきたいと思います。
閲覧したかどうかのチェックに
閲覧履歴の確認ができるので、例えば、『15日までにこの資料確認しておくこと！』という期限付きで共有したファイルを、その期限までに閲覧しているかどうかを調べることができます。
見ていない人がいるなら、リマインドメールを送るなど、対応する際に役立つでしょう。ちなみに、『閲覧者』メニューのメールにチェックをすることで、その人たちにメールを送信することができます。便利！！！
他にも有効活用できることないかなと、１時間くらい思い耽りましたが、これ以外ないですね。。。ごめんなさい。何かいい方法あれば逆に教えてください。。。
Googleスプレッドシート閲覧履歴に関するまとめ
Googleスプレッドシートの閲覧履歴に関してまとめるとこんな感じになります！
- 上部メニュー→『ツール』→『アクティビティ ダッシュボード』で表示することができる。
- Google WorkspaceやGoogle Workspace for Educationに加入しているアカウントがオーナーのときにしか使えない。
- 『プライバシー設定』で、閲覧履歴を表示させない設定をすることができる。
- ただし、閲覧履歴を表示しない設定にしたことは、オーナー側にバレる。
- 最終閲覧日を元に、最近見てない人に向けてリマインドのメールを送信することができたりする。
閲覧履歴の仕組みを使って、組織内での情報の共有に役立ててください！