Googleスプレッドは、URLを共有するだけで、データを複数の人で、閲覧・編集できる点が、使える点になります。
今回は、共有の仕方、各種権限の付与方法について説明・解説していきたいと思います。
こんにちは。当ブログの管理人のくろんです。
３０代サラリーマン、新規事業推進室に所属。仕事で身につけた業務効率化ノウハウをアウトプットしていきます。読んでくれた方の業務が一秒でも早く終わりますように！！
スプレッドシートの共有範囲・権限設定の種類
スプレッドシートの共有機能は、その共有範囲によって３段階に設定できます。
- 制限付き（個別にGoogleアカウントに共有権限を付与している人に限る）
- 同じGoogle Workspaceのアカウントを使っている人（Google Workspaceじゃない場合は表示されません）
- リンクを知っている全員（URLを知っている人全員）
共有範囲ですが、原則として『リンクを知っている全員』は、仕事上は使わないことをおすすめします。
というのも、なんらかの理由でURLが漏れたら、情報漏洩に繋がってしまうからです。
内容的に、漏れても全然大丈夫という内容であれば、リンクを知っている全員でも構わないですが、上司の確認はとっておいたほうが良いです。なんかあったら、責任取らされる羽目になるので。
また、それぞれにおいて、３段階の権限設定をすることができます。
- 閲覧者（閲覧のみ可能で、編集することはできない。コメントも不可。見るだけ。）
- 閲覧者（コメント可）（編集は出来ないが、コメント機能を使って、テキストを残すことはできる）
- 編集者（編集することが可能）
いじられちゃこまる重要なデータをただ共有したい場合は、閲覧者権限で設定するとよいでしょう。
スプレッドシート共有の仕方
スプレッドシートを共有するには、スプレッドシート画面の右上にある『共有』ボタンをクリックします。
個別ユーザーに共有権限を付与する場合
個別にアクセス権を設定したい場合には、『ユーザーやグループを追加』に、メールアドレスを入力してください。
そして、右下の完了ボタンをクリック！
共有の際に用いるメールアドレスは、gmailアドレスやGoogle Workspaceに登録されているアドレスであれば、すぐに共有権限を貼れますが、それ以外のメールアドレスを使用する場合には、Googleアカウント化しなくてはなりません。
こちらのリンク先を参考にして、Googleアカウント化してください。ファイルを Google 以外のアカウントと共有する
次の画面では、権限を選ぶことができます。適切な権限を選択するようにしてください。
また、この画面で改めて、共有先のメールアドレスも確認しておくようにしましょう。似ているけど違うアドレスを入力してたりしたら、情報漏えいになっちゃうので。
通知にチェックを入れておくと、メッセージ欄の内容とともに、メールが送信されます。
共有されましたよの意味合いですね。個人的には、便利なので、通知で相手方に連絡するようにしています。
リンクを知っている全員に共有権限を付与する場合
共有ボタンを押すところまでは一緒ですが、『リンクを知っている全員』に共有する場合は、下のほうにある一般的なアクセスをクリックして、出てきたポップアップから、『リンクを知っている全員』を選択してください。
すると、このように『リンクを知っている全員 閲覧者』という権限が付与されます。編集者権限にしたい場合は、プルダウンを選択して、編集者を選択してください。
気をつけて欲しいポイントとしては、右下に完了ボタンはありますが、これを押さずとも、プルダウンで変更した時点で権限変更が完了してしまうので、意図しない権限付与が起こることがあります。
権限付与した後は、もう一度共有ボタンを押して、今の共有状況を確認するとよいでしょう。